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報道発表資料  2017年04月07日  総務局

東京都公文書の管理に関する条例案の概要

条例案の概要は、次のとおりです。
なお、新たな公文書館が完成する平成31年度に向けて、歴史公文書等(歴史資料として重要な公文書等)に関する規定を追加する予定です。

1 目的

  • 公文書は、都民による都政への参加を進めるために不可欠な都民共有の財産
  • 公文書の適正な管理が情報公開の基盤であるとの認識の下、公文書の適正な管理を図り、都政の透明化を推進

規則に設けていなかった目的規定を、第一条に設けます。
公文書が都民による都政への参加を進めるために不可欠な都民共有の財産であることを明らかにします。
また、公文書の適正な管理が、情報公開の基盤であることを明記します。

2 定義

  • 実施機関
  • 公文書

実施機関(この条例の対象となる機関)の定義を「東京都情報公開条例」に合わせることで、この条例と「東京都情報公開条例」とを車の両輪として位置付けます。
公文書の定義を、実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書等で、組織的に保有しているもの等とします。

3 実施機関の責務

  • この条例に従い、公文書を適正に作成・管理
  • 職員に対し、必要な知識を習得させるための研修を実施

実施機関に対して、この条例に基づいて公文書を適正に作成し、管理することを義務付けます。
実施機関は、職員が公文書の管理に必要な知識を習得できるよう、研修を実施します。

4 文書の作成

  • 文書による事案の決定
  • 事案の決定に至るまでの過程を記録

実施機関に対して、原則として文書によって事案を決定するとともに、事案の決定に至るまでの過程を文書によって記録することを義務付けます。

5 整理及び保存

  • 公文書をその性質、内容等に応じて分類
  • 重要度等を考慮して、公文書の保存期間を設定
  • 保存期間が満了する日までの間、確実に保存

実施機関に対して、公文書を分類し、重要度等を考慮して保存期間を設定するとともに、保存期間が満了する日までの間、確実に保存することを義務付けます。

6 公文書館への引継ぎ

  • 公文書館から求めがあった場合には、公文書を引継ぎ

実施機関に対して、公文書館の長から公文書の引継ぎを求められたときは、特別の理由がある場合を除き、その求めに応じることを義務付けます。

7 文書目録の作成

  • 公文書の検索に必要な文書目録を作成

実施機関は、公文書の検索に必要な文書目録を作成します。

8 廃棄

  • 重要な公文書を廃棄しようとするときは、都規則等で定める方法により廃棄

実施機関は、重要な公文書を廃棄しようとするときは、複数の部署によるダブルチェックによって、その可否を判断します。
※ダブルチェックの具体的方法は規則等で定めます。

9 管理状況の点検等

  • 実施機関は、毎年度、公文書の管理状況を点検
  • 知事以外の実施機関は、公文書の管理状況を知事に報告

実施機関は、毎年度、公文書の管理状況を点検するとともに、知事以外の実施機関は、公文書の管理状況を知事に報告します。

10 その他

  • 実施機関は、公文書の管理に関する定め(文書管理規則等)を整備
  • 刑事訴訟法に規定する「訴訟に関する書類」等については適用除外

実施機関は、公文書の管理が適正に行われるよう、それぞれ公文書の管理に関する規則等を制定します。
なお、刑事訴訟法に規定する「訴訟に関する書類」等についての適用除外規定(一部又は全部)を設けます。

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